Поддържане на първични счетоводни документи

Поддържане на първични счетоводни документи в определения срок - една от отговорностите на фирми и индивидуални предприемачи. В тази статия ще ви покажем как да се пазят счетоводни и данъчни документи, както и че трябва да се предприемат в случай на загуба.

Едно от задълженията на дружеството (индивидуален предприемач) се съхранява в продължение на четири години счетоводни и данъчни отчети и други документи, които са необходими за изчисляване и плащане на данъци. Сред тях са документи, които потвърждават получаването на приходи, разходи за изпълнение, както и плащането или приспадане на задължителните плащания. Това изискване се разпростира алинея 8 на параграф 1 от член 23 от Данъчния кодекс.

По време на условията, установени в съответствие с правилата на организацията на държавните архиви, но не по-малко от пет години след референтната година, е необходимо да се запази компанията:

• първични счетоводни документи;
• счетоводна документация;
• счетоводни (финансови) отчети.

внимание

• годишни финансови отчети - последователно, четвърт - за период от пет години, а месечната - в рамките на една година;
• документи на счетоводна политика - пет години;
• първичните счетоводни документи и счетоводна документация - пет години, обект на проверка (одит).

Освен това, икономическата структура трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводни документи и да ги предпази от промени.

Нарушаването на заповед за задържане на документи

Липсата на финансови и данъчни счетоводните данни и други документи, които са необходими за изчисляване и плащане на данъци е грубо нарушение на правилата за приходи и разходи и данъчни обекти. Данъкоплатеца за престъплението се наказва с глоба в размер на 10 000 рубли. Ако загубените документи се прилагат не една, а няколко данъчни периоди, наказанието се увеличава до 30 000 рубли.

Загубата на необходимите документи може да доведе до факта, че данъкоплатецът да бъде преследвано по член 122, "Неплащането или частично изплащане на суми от данък (такса)", както и по член 126 "Неспазването на данните за данъчните власти, необходими за данъчния контрол" на Данъчния кодекс.

Грубо нарушение на правилата за счетоводство и финансови отчети, както и реда и условията на съхранение на записите за налагане на административни глоби на длъжностни лица в размер на две хиляди до три хиляди рубли (чл. 15.11 от Административнопроцесуалния кодекс).

Съхранение на документи

Обработват ръчно първични документи на текущия месец, свързан с конкретна счетоводните регистри са завършени в хронологичен ред и са придружени от сертификат за подаване.

Касов ордер, отчети за разходи, банкови извлечения и за свързаните с документи трябва да бъдат избрани в хронологичен ред и са преплетени. Някои видове документи могат да се съхраняват несвързани, но подадени далеч в папки, за да предотврати загубата или злоупотреба.

Цената на съхранение на документи в областта на счетоводството, като правило, са разходите за управление. Те трябва да бъдат отразени в профила 26 "общи разходи" на. Данъчните отчитат тези разходи са свързани с другите въз основа на алинея 18 от параграф 1 от член 264 от Данъчния кодекс.

Ако имате собствен гръб, вие трябва да изпълните определени задължения. Сред тях са:

• предоставяне на финансови, материални, технически и други условия, необходими за придобиване, съхраняване, отчитане и използване на архивни документи;
• разпоредба за да създадете архив на сградата и (или) помещенията, които отговарят на нормативните изисквания за съхранение на архивни документи и архиви, условия на труд на работниците (част 1, член 15 от Закона № 125-FZ ..);
• съхраняване на архиви за срокове за съхранение (гл. 1, т. 17 от
  № 125-FL);

По този начин, един файл трябва да бъдат разпределени в отделна стая със специални стелажи, рафтове или шкафове глух. За да се защити документи от избледняване на прозорците, ако има такива, определени щорите или пердета.

За да се предотврати неоторизиран достъп до помещението на архива трябва да бъде оборудван с отвори за прозорци с метални решетки и инсталиране на метална врата.

Вие също трябва да се разработи набор от въпроси и място на копие в залата за архив. Това ще спести време в търсене на необходимите документи.

Днес има архивни фирми, които предлагат услуги за отдалечено съхранение на документи и придружаващата архивната служба в специално оборудвани и защитени около хранилищата на часовник архивни. Поради това е възможно да се прехвърлят счетоводство и данъчна документация за съхранение извън площадката на специализирана фирма.

Съхранение на електронни първични документи счетоводни и данъчни счетоводни документи може да бъде в електронен формат, освен ако не е предвидено друго в нормативните правни актове на Република България и при условие, че електронните документи се заверяват от електронен подпис, като правило, квалифицирани.

Първични счетоводни документи, изготвени в електронен вид, трябва да се съхраняват заедно с удостоверението за подпис ключ, документите, удостоверяващи статута на тези сертификати, както и със средства, които дават възможност да се работи с електронни документи и електронен подпис.

Информация в електронни архиви, както и съоръжения за преработка (съхранение) трябва да бъде защитена от неоторизиран достъп и експозиция. Тя трябва да се осигури достатъчно надеждност на съхранение, посочени архивите в съответствие с правилата на състоянието на архиви.

Освен това, е важно да направите резервни копия на електронни документи. Това ще даде възможност да се възстанови данни в случай на грешки в областта на компютърните технологии. И архивирането се препоръчва да спаси не само на твърдия диск, което от своя страна е информационна база, но и на външни устройства за съхранение (флашки, CD-та).

За съхраняване на електронни документи, не е излишно да се поддържа електронни или хартиени книги лог.