Среща чуждестранни посетители - управление на човешките ресурси списание

Колко често в компанията са чуждестранните гости на срещата?

География е много разнообразна: Франция, Норвегия, Англия, Германия, Италия и така нататък. Срещи с представители на тези компании често се провеждат на наша територия - няколко пъти в седмицата вероятно е точна. разбира се, така че мога да кажа с увереност, че чуждестранните гости посещават VimpelCom не е необичайно!

Ако говорим директно за нашия блок, главата ми често той пътува в командировки. Например, не се изисква средно 2-3 пътувания на месец да се случи.

Кой във вашата компания е отговорна за официални и бизнес посещения на чуждестранни гости?

- По принцип, компанията има специален отдел, който отговаря за организирането на бизнес пътувания, а не само на нашите колеги, но и идват на нашите гости. Аз винаги имам възможност да се обжалва пред тях за помощ или да се вземе всичко от себе си активност, това зависи от текущото състояние на заетостта на нещата.

Като общо правило, решение аз се предприемат, и всичко, което те правят за нас, както аз го разбирам, ние ще обсъдим в бъдеще още по-подробно.

Когато е необходимо, за да започне подготовката за срещата на външните колеги, партньори?

- Съвети, по мое мнение, са доста прости. Подготовката за посещението е по-добре да се започне 2-4 седмици преди насрочената дата. Advance да се консултирате с ръка да дойде: колко ще бъде гости (чуждестранни бизнесмени често идват заедно с техния персонал - референти, сигурност); Да те се нуждаят от помощ при получаване на виза; номер на полета и час на пристигане; дали всички гости ще пристигнат със същия полет; какъв вид на жилищата е за предпочитане - хотелски стаи (единични или двойни) или частни апартаменти; някои приемливо ниво на звезден хотел и цената. Има ли някакви специални изисквания по отношение на
власт, като сред вегетарианци посетителите и хората, които притежават религиозни ограничения в храните; Ден и час на заминаване, аз резервират и купуват билети върне необходими; автомобил, който марка и модел е за предпочитане да изместването на гости в града; Смятате гостите пушат. За да се премине нашия офис ние искаме от вас да направите комбинация.

Струва си да се помолят предварително данни на посетителите на пасовете си пристигане бяха готови. Също така, някои тясно фокусирани специалисти могат да бъдат интересни за гледане на оборудването, така че е необходимо да се избере компетентен технически експерт, че може всичко шоу и кажете на чужд език.

Молим гостите биха искали да прекарате свободното си време, независимо дали те се интересуват от културната програма. В допълнение, чужденците да се насладят на дейности на открито - игри, насочени към насърчаване на отборен дух, конкуренция. Популярни боулинг, билярд, дартс, пейнтбол (за мъжете). Ако гостите желаят да се отпуснете и да се забавляват само, можете да ги поканите да механа, нощен клуб или концерт.

Какво друго е важно - чужденци, почти винаги се опитват да платите с кредитна карта. Тя е много по-лесно да се съгласи да бъде домакин на Управителя да плати в брой за гостите, а в деня на заминаването просто предоставен списък за покупки и разписки.

Има правила, които се прилагат, независимо от държавата и националността: зачитане на националните традиции, религия; не се сравнява с нея
страна или да се критикува някой друг; познават и използват заглавия в разговор; Спомням си имена и да ги произнася правилно; Винаги ще си спомням точност; да се грижи за визитни картички.

Важно е да се уверите, да си спомня как се произнася правилно имената и не се колебайте да се свържете с нас по име, това е много хубаво гости.

Какви грешки трябва да се избягва?

- За мен това е много труден въпрос. Аз може би по-лесно да се говори по позитивен начин. Например, мога да перифразирам нещо в отрицателни изречения. Например, ако отидете в японски ресторант с японска делегация, не се набожда храната на пръчки, не е прилично. Като цяло, най-важното нещо е грижа, прецизността и точността. Чист подход към всички организационни въпроси, ще ви помогне да се избегне много голям брой грешки и лепенки.

- Срещата беше организирана за нас, нашите партньори, kompaniyaautsorser, аз просто ги сложи да бъде възложена задачата, определят предварително всички необходими нюанси. Вече споменах, например, за колата, на която гостите биха искали да се движат. Може би просто трябва да дойде преводач.

Лично аз не вземе участие в посетителите Посрещане на летището. Когато гостите идват в офиса с подземен паркинг на нашия етаж ги видя неподготвен. Тук те се срещат мен. След поздрави и обмен на визитни картички Предлагам гости, разположени в централния офис (или в зала за срещи). Ние винаги имаме в хладилника, газирани напитки, бутилирана вода, бисквити, ядки, чай (зелен, черен, с добавки) и кафе, които имат престой на гостите, възможно най-комфортно в нашия офис. И това е моето общуване с тях, преди края на преговорите, а след това те отиват в ръцете на главата ми.

Връщайки се към въпроса за аутсорсинг, какви други услуги, които се възлагат и какво да се справиш?

- аутсорсинг - е една голяма част от нашите сътрудници. Единицата на Международния бизнес развитие е активно сътрудничество с преводачески агенции, като големи количества от техническа и специална документация (процедури, споразумения, договори и др договори) се изисква да преведе на английски език за колеги в Камбоджа и Виетнам. Ние също така се хареса на тях, ако е необходимо да се прибягва до услугите на преводач за преговори с чуждестранни туристи. Когато става дума за превода на презентациите, малки презентации или работата, с това, като правило, не мога да помогна. Вече споменах нашите партньори в организирането на бизнес пътувания - резервация на хотели, билети, VIPzalov, коли, срещи и гости проводници, визи и покани. Кетъринг е и зоната на отговорност на отделна единица в рамките на компанията.

Нека поговорим за дейността на дневни и вечерни, тъй като това се извършва във вашата компания, които ги организира точно как всичко се случва.

- Ако става дума за случай с участието на чуждестранни гости, в моя опит, това обикновено е само вечер ще ресторанта с главите ни. За да стане по-запознат, за да обсъдят kakihto често противоречиви бизнес въпроси. Ето защо, моята роля не е много голям. Трябва да резервирате ресторант, който обикновено се избира от главата (ако дълго време е работила като двойка, вече знаете предварително кои от институциите на шефа предпочита да се срещнат). Имам резервация, понякога, ако много от гостите, които пътуват в областта, ние търсим най-най-добрия начин да се сложи на гостите, които седят на масата за глава, който е от дясната страна, на ляво и така нататък. Меню е почти никога не обсъжда. Всеки присъства на рецепцията, нарежда себе си. Събитията само вечер като изразени от участието ми. През деня дейности (ако kakieto бюфети, коктейли), както аз го разбирам, в "VimpelCom" не е много популярен. Най-малко за моя пет години опит в административна позиция тук, аз никога не съм срещал, че извършва kakieto дневна развлекателна. През деня гостите са разположени главно по време на срещите в офиса, по време на преговорите. Ако те имат свободно време, те може просто да седнем някъде себе си, да работи, да отиде да яде (имаме кафе, трапезария).

И за вечерни събития, по кое време те започват?

- Като правило, ресторант резервирана 7 часа, в 8. Тук, в централата на все още имат т.нар Камина стая на приземния етаж - кът за сядане. Тук е възможно да се организират тържества, kokteylpati. Точно за това и са предоставени тези места. Организацията на тези събития ще ми помогне отново аутсорсинг компания, те ще предлагат меню, за да помогне да изберете най-подходящия за конкретния случай, организирано, включително поставянето на маси и сервиране. Моята задача е да следи за качеството и изпращане на поканите. Като правило, по покана се изпраща в електронен вид, а понякога и те предоставят информация по отношение на облеклото на програмата и, ако има такъв. Ако това не е точно представяне на развлекателно събитие и kakayato едновременно, а след това на поканата е свързан със списък на ораторите и въпросите, които ще бъдат повдигнати в резултат на дискусията.

Нека поговорим малко повече за програмата за екскурзия забавление. Споменахте, боулинг, нощни клубове, какво друго искаш да предлагат на гостите?

Отправяме приятна тема. Какви подаръци са приели да се даде за спомен на чуждестранни посетители в компанията и кой е отговорен за избора на тези подаръци?

Време, когато ви даде подаръци на чуждестранни гости, когато те пристигнат, или само при раздяла?

За обобщаване. Как смяташ, обобщаващи срещи в компанията, както и какви са правилата на чуждестранните гости да прекарат?

- В общи линии, като правило, обобщи срещата без мен, защото те се хранят в офиса на главата, където почти никога не присъства, освен в случаите, когато това е необходимо за провеждане на протокола на заседанието, но това не се случва често. Затова, ако искате да кажете kakieto biznesitogi, те се хранят, разбира се, един на друг. Специални правила kakihto проводници, ние също не съществуват. Въпреки че по принцип, ако се рови в етикет на други народи, особено на изток, е възможно да се отбележи много церемонии, но ние не ги спазвате. Ние казваме сбогом на Европа, се ръкуват, предимно мениджъри, защото секретарят не е всяко решение на национално да му стисне ръката. В този случай аз просто видях си гости или подземен паркинг или на рецепцията, в зависимост от това как те ще напуснат, и да кажа "сбогом".

Въпросът е трик. Можете ли да kakieto ноу-хау повикване по време на среща на чуждестранни делегации, както и съветите на колегите си.

- Също така по този въпрос аз отдавна мислех. Ноу-хау, разбира се, не, не, тъй като административни, организационни работата, често е стандарта. В същото време, в obschemto не е важно чуждестранен гост пристига или пристига български гост, с който и да е от тях трябва да бъдат еднакво учтиви, еднакво валидни, и нека всеки гост да предлагат напитки, ако се стигне. Тук вече има нюанси точно това, което пият оферта. Следователно, единственият съвет, който мога да дам е само не забравяйте за разликите между нашите култури и да се придържат към най-малко минималната знанието, че европейците по-добре да служат на кафе вместо чай, кафе не е разтворим, и кафето сварено, японски делегация, делегации от изток Имаме нужда от зелен чай, и така нататък. Ако всичко това се има предвид, че всичко върви добре и никой няма да се притеснявате, тревога и напрежение.

Което в никакъв случай не трябва да се прави на рецепцията на чуждестранни гости? Може би kakimito споделят истории от живота?

- Какво не трябва да правим, какво да се избегне? Много е трудно да се отговори на тези въпроси. По-лесно да се каже какво трябва да се направи от това, което е необходимо. В действителност, когато аз съм готов да отговоря на въпросите ви, аз се опитах да се конкретно изберете елементи с думата "не", но трябва да ги получи малко, защото аз говоря за нещо, което може да бъде добър, ако сте учител, а ако практикува всеки ден това използвате всички знания, за да получите по себе си автоматично се появи в главата ти, в точното време и по такъв кратък период от време е много трудно да ги извади и за това, за да кажа на всички. Следователно, единственото нещо, което си спомням, е, че не всички теми трябва да се включат в разговор с непознати. Вярвам, че това е известно, че всички: религиозни въпроси, въпроси за семейно положение, финансово състояние, политическа принадлежност. Дори и малко може да се каже и за езика на знак. Да предположим, че европейците, когато общуват помежду си, не придават значение на дясната или лявата ръка. Те правят това, както е уместно. И ако се занимават с гост от изток, лявата ръка не може да достигне нещо, пари или малък. Тя ще разгледа обида. Или, да речем, в Япония, визитната картичка е прието да се даде с двете си ръце. По принцип, всеки един от тези фрази може да бъде перифразирана с "не", но аз предпочитам да се вземат тези съвети, както положителни, с ефекта на "да": ние трябва да направим тук и това е всичко. Така положителна.

Ние сме експерт каза никога да не говорим за децата си, защото, ако те имат прекрасни деца, те просто няма да спре, те ще бъдат два часа, за да ти кажа какъв прекрасен син играе на акордеон.

- Възможно е. Аз не говоря за деца.

Според вас, каква е разликата на прием на чуждестранни делегации, за да се срещне с българските колеги от други региони?

- Вече споменах, че е необходимо на първо място да се вземе предвид нюансите на разликата в културите. Като цяло, kakihto много важни, тежки различия не, защото съм дълбоко убеден, че всеки посетител трябва да бъде еднакво уважение да общуват, еднакво учтиво и също толкова гостоприемни. Освен ако не искате, колкото е възможно да се угоди на гостите, които дойдоха да не позволява на водача си, а по-скоро да добавите към него предимствата на това, което има, и секретар, а след това, разбира се, там трябва да се следват само нюанси, свързани с културните различия. Но в основата си за нас, за административния персонал, това е закрито заседание в дясната, правилната настройка на масата по време на преговорите, добро обслужване визитка, напитки. Например, една делегация от Изтока не ми харесва, когато по време на преговорите започнат да се променят чашата, нещо, което се движи на масата. Това също трябва да се разглежда и, например, служат отделна таблица. Някои от народите ще следи много внимателно това, че секретарят стане, то ще бъде оценен и след това всичко е проектирана с главата надолу. Познаването на тези нюанси, ги взе под внимание, можете да добавите точки за себе си и шефа си.

С представители на кои страни се срещнем ли и вие изненада?

- Трудно е да се припомни, днес от представители на всички държави, аз ги имат, най-вече, изброени в началото на разговора, когато тя започна да се помни, доставчици, където те са. Разбира се, Франция, Финландия, Германия, САЩ, Норвегия, Италия. Това най-често се случва с мен, докато работи в предишна част от националната. Сега по-голямата част от делегациите, е, разбира се, Виетнам, Камбоджа, Китай. Да, най-вероятно, докато всички.

И имаше нещо, което ви изненада?

- Да ви кажа честно, да се каже, че правото се изненада, може би, не е съвсем прав, защото преди някой ще дойде при нас, аз съм в никакъв случай, не забравяйте да прочетете на нюансите на срещи само за да бъдат запознати с. Не съм сигурен, че следя всички канони, не. Само аз и много интересно. Може би нещо, което може да изненада, аз постигане на сцената на литературния запознаване с техните бъдещи гости и повече, аз бих казал, че за мен много пъти изглеждат интересни, защото те са различни от собствения си живот и на основите на нашите принципи. И така, нещо изненадващо, може би, това не е така.

Начинът, по който се говори, след като делегацията е напуснал, гостите? Как обмен на впечатления става?

- обмен на опит се провежда най-високо равнище между главата ми и онези гости, които се намираха с него в разговорите. Това е до голяма степен зависи от тяхната националност. Американците, те са по-отворени и щастливи след това да ми даде обратна връзка, ще се обадя, напишете писмо до: Кейт, всичко беше страхотно, много ви благодаря, davayka още веднъж се срещне с шефа си. Изток - всичко това с главата идва и си отива, аз - най-ниската изпълнителя. Те не обратни почти никога не са дадени. Ако сте в състояние да прекарват времето си заедно някъде в неформална обстановка (една и съща обиколка), е възможно да се отговори на лицето по-близо, се уверете, че тогава все още parutroyku писма до друг запис, благодарим един на друг за идеалното време, прекарано, изрази надежда да се срещнат отново, може да бъде, за да борса снимки, които правя. Може би, може би, всичко. Ако сътрудничество се превръща в редовна, а малко по-близо, аз често започват да пишат писма, не трябва да излизат от шефа директно, решението да се делегират повече въпроси към мен. Ръководителят на това, разбира се, само на ръка, губя времето си.
На практика никой не е успял да изгради лични приятелства. Може би заради разликата във възрастта, интереси. Плюс това, аз вярвам, че лични отношения и бизнес, това не е най-добрата комбинация.

Що се отнася до снимките все още исках да попитам. Прието ли сте поканили фотограф да kakieto много важни срещи, така че по-късно той е бил в системата?

Практикува. Благодаря ви много за това интервю.