Как да съставя дневния ред на събранието - екипа за управление на

Пет основни въпроси от дневния ред

Добре написана програма отговаря на пет основни въпроси за срещата. На първия четири отговорът е много прост, а на петия въпрос може да бъде трудно. Това са въпросите.

1. Коя група участва в срещата? Какво е името на участващите група или екип? Този въпрос трябва да стане ясно в самото начало от дневния ред, като:

среща на най-високо изпълнителския персонал;
отдел производство монтаж;
Комисия по организиране на фирмени новогодишни празници.

Име на групата обяснява кой трябва да присъства на заседанието и кой не. С този подход, експерти, които щяха да постъпят, но не се появи, няма да могат да кажат: "Аз не знаех, че имам нужда да присъства", както и на участниците, че нищо няма да бъде в състояние да помогне по време на конференцията, няма да се отвлече вниманието на другите.

2. Кога е срещата? - дата и час. Кога ще се проведе срещата, по кое време да се започне и кога да свърши? Ако този параграф, не се участници не са се явили навреме, събиране ще се забави, и нарушени графици за работа.

3. Каква е целта и смисъла на срещата? Защо се срещаме? Какво е най-общия смисъл на срещата и това, което трябва да се постигне? По време на срещата може да има няколко цели, но ако няма такъв, срещата няма смисъл.

4. Какви теми трябва да вземем предвид? Какво теми, въпроси или проблеми, е посветена на срещата? Избройте ги в дневния ред по реда, по който те ще бъдат взети под внимание. В допълнение към тези, които са включени в дневния ред на въвеждането на резюмето и да ви помогне да започнете и да завърши събирането на неговото обобщаване.

5. Какво процеси ще се използва за преглед на всяка тема? Процесът се описва как групата ще отговорят на всички въпроси от началото до края, и се състои от два елемента:

Стъпки за да се вземат, когато се занимават с всяка тема или проблем;
служители, които ще бъдат включени в тези въпроси на всеки етап.

За илюстрация на процеса на обсъждане, нека разгледаме един пример. Да предположим, че вашият екип работи по проблема в областта на обслужването на клиентите. Част от днешната среща е посветена на намирането на решения на този проблем. Тази част от дневния ред може да изглежда така.

Проблемът с обслужване на клиенти

преразглеждане на проблема

решения за развитие

Техниката на "мозъчна атака" - участниците в срещата на свой ред излезе с идеи за решаване на проблема.

Първоначално обсъждане на идеи

Оценка на идеи

Групата на свой ред се обсъжда достойнствата на всяка идея.
Групата колективно решава кои идеи могат и трябва да бъдат приложени на практика с максимална полза.

Отивате да се справим

Определяне на следващите стъпки и действия - участници в срещата, изразено по един.
Одобряване на следващите стъпки и действия, дискусии и консенсус.

Както можете да видите, в процеса на решаване на проблеми група получи отговори на въпросите "Какво? Как? и Кой? "Това означава, че" Това, което ние работим, ще работим и които ще бъдат включени във всеки етап. " Ясен план за действие помага на участниците да се фокусират върху важната тема и ви позволява да говорите с всички заинтересовани страни.

Вие може да искате да направите тези пет точки от дневния ред, дори по-структуриран. Ако смятате, че трябва да се подобри дисциплината и активността на участниците, можете да използвате инструментите в списъка по-долу.

Специална тема. Понякога е възможно да се отделят специални теми за срещи. В този случай, уточни предмета веднага след името на членовете на групата.

Място на провеждане на заседанието. Когато отборът в момента е провеждане на срещи на различни места, което трябва да знаете къде ще се проведе срещата.

Имената на участниците. Имената на участниците трябва да зададете, ако е сравнително млад отбор, мултифункционален екип, или в срещата ще участва консултант или от представител на ръководството.

Размерът на времето, определено за всяка тема. срок за всеки въпрос помага на екипа да не губи фокуса и да не се отклоняваме от празен ход спекулации. Това не означава, че е необходимо да се прекъсне продуктивна дискусия, само защото времето е изчерпана. Използвайте времето за планиране на срещи, посветени на прегледа на дейността на екипа. Управление на времето ще ви позволи да се избегне ситуация, в която програмата е претоварена с въпроси за обсъждане, добър половината от които нямат време.

Време паузи. Всяка среща с продължителност повече от два часа трябва да включва време за почивка, в противен случай участниците ще бъдат постоянно се разсейва и от време на време да свършат стая "за дим."

Желаните резултати. Тази част описва в дневния ред, какви решения трябва да се развива и как да получите различни резултати по време на срещата.

Подготовка на участниците. Практиката показва, че това е много полезно да се напомни на членовете на екипа, че те трябва да се подготвят за продуктивно участие в среща или от планираните на последното заседание на което трябваше да направят досега.

Точка "Среща оценка" можете да въведете, ако отборът е млад и тепърва започва да свикне с работна етика. Оценката ще помогне за увеличаване на индивидуална и групова отговорност. Вашите срещи на екипа може да се сложи край на точките за оценка на неговата ефективност. Измерените параметри могат да включват съответствие с нормативните изисквания, качеството и нивото на участие на всеки, качеството на облекчения, се фокусират върху тема на срещата, и така нататък.

Допълнителна информация за

Статията показва основните методи за получаване на мета тагове и ключови грешки да се избегне