10 Основни правила за бизнес кореспонденция

Всяка година SKB Kontur е провеждане на конкурс, за предприемачи "Аз съм бизнесмен", той включва стотици бизнесмени от различни градове на България - от Калининград до Владивосток.

Благодарение на конкуренция, ние сме създали колекция от вдъхновяващи бизнес истории, разказани от хора, които трансформират малки стартиращи фирми в успешни компании.

Техният опит и съвети ще бъдат полезни на всеки, който мисли за започване на бизнес.

За начало трябва някои предпоставки: една идея, малко пари и най-важното, желанието да се започне

Научили сме се да бъдете умни и приятен бизнес писма, които са изпратени до партньори, полезни познанства, клиенти. Те са точни, кратки и учтив. Но в бизнес кореспонденция с колеги често правят грешки.

Както обикновено, по който общуваме с колеги?

Поздрави! Там, клиентът поиска нещо да се направи, аз не разбирам. Може ли за утре?

Е, имаме сделка? Можете да направите?

Както показва практиката, колеги, работещи запушват поща по-успешен от партньори, клиенти и спам заедно. В деня на около 20 писма идват за труда поща на служителите. Всеки трябва да прочетете за всички - да компенсирате отговор. Ако най-малко една минута, освобождава много време да се запишете на разбирането на смисъла и текста на отговора.

Условия за рамките на бизнес кореспонденция

има Skype и други услуги за останалите малки задачи.

Темата на писмото е необходимо по две причини:

1. Тя служи да обявят всички букви и не го изпрати на "спам" папка.
2. Тя улеснява търсенето на буквите: тя е по-лесно да търсите за определен предмет, отколкото през цялата кутия.

Относно: Договор → Моля, приемете договор

Тема: Спешно → Дойде банкова сметка (спешно)

Subject: Важна → Обобщение на срещата по проекта ***

Ако кореспонденцията се провежда по конкретен проект, че има смисъл да се създаде отделна папка за него: конфигуриране на повечето пощенски кутии ви позволи да направите това. Като част от пощенската кутия може да направи подтеми: например, "Редактиране" или "Настоящи предизвикателства".

Важно: изпращане на отговор, който не променя този въпрос, и да запазите историята. Погрижете се за реда, в чекмеджетата на колегите си.

В "Да" постави тези, върху които искате да отговорите на писмото. За повече получатели, отписване, обикновено имате всичко.

В "копие" сложи тези, които трябва да са наясно с комуникацията, но не може да отговори на писмото. Ако това поле е един от лидерите, кореспонденцията веднага ще стане по-конструктивни и отговори - бързо. В "Ск" не се препоръчва, тъй като това е неадекватно, както шепне в присъствието на трето лице.

Важно: Ако е възможно, не слагайте в полето "До" за повече от пет души. В този случай, електронна кутия за половин час се превръща в кошчето, когато е невъзможно да се разбере.

поздрав

Поздрав с името ( "Игор, здравей!", "Олег, ало") - едно просто правило на учтивост. Писмо без поздрав едва доловимо променя настроението на получателя. Дори ако сте един стар приятел, поздрави го в първата буква от деня.

Първото предложение - същността на писмото

Ако проблемите да бъдат решени, много в началото трябва да напишете "на натрупаните проблеми на проекта. Моля, отговорете в рамките на дни. "

Ако изпратите прикачен файл или дълго писмо на някого, да го прочетете (освен когато този текст дойде да ви по погрешка). Може би трябва да се направи кратко резюме, който сочи към особено важни моменти, или, обратно, да поиска да пренебрежение. Това ще бъде от полза, ако имате нужда да пишете в бъдеще.

Полезно е да се задават въпроси в писмо-пояснение: колко време е необходимо, за да изпълни задачата? Ще бъдете ли в състояние да направи всичко, от вторник? Имате ли въпроси за писмото? Уточнения означава отговор на писмото, и тогава вие ще бъдете сигурни, че не се постигне информацията за получателя и той не отмени проблема за неопределено време.

Правопис и пунктуация

Повторно прочете писмото, правилните грешки и правописни грешки, дори и ако колегите получател - стария си приятел, който разбира всичко перфектно.

За да направите това, има няколко причини:

Правилото за "един епизод - една буква" в момента не работи: твърде много от дневния ред. Когато е необходимо много въпроси и всеки отговор, номер тях. Той дори визуално по-лесно да се разбере информация. Ако разширим писмото е посветена на един предмет, всяка мисъл се прави в отделен параграф.

Важно: писмото с един куп въпроси, за да се отговори точка по точка. В началото на всяко място е дадена оферта, която се изчислява отговор.

реагират незабавно

Половин час по - нормално време, за да отговори на служебен имейл (в кореспонденция с партньори или други лица, които не са от вашата фирма това време се увеличава: като правило, те не искат да се справят с вас неотложни задачи). Ако не можете да отговорите на писмото бързо, обясни това в отговора си ( "Имам нужда от време, за да събере материал", или "Аз ще ви кажа по-подробно в продължение на три часа").

Важно: не изпраща имейли и не отговаряйте на съобщенията на работното време на работа. Жалко всички.